Las conciliaciones eficientes y precisas son esenciales para garantizar la coherencia de los datos, mejorar la satisfacción del cliente y reducir el riesgo operativo, especialmente cuando se mantienen varias copias de los mismos datos comerciales en las instituciones financieras y sus clientes.
Dentro de la industria de servicios financieros, las plataformas de conciliación a gran escala realizan de manera competente partes completas del proceso de conciliación, como posiciones, transacciones y liquidez, y colocan a las instituciones financieras en una posición favorable. Favorable pero no impecable.
Fuera de estas conciliaciones de toda la empresa, estamos viendo una proliferación de conciliaciones complejas, no estándar, no estructuradas y de estilo EUC. Juntos, forman un porcentaje creciente de todos los procesos de conciliación dentro de las instituciones financieras. Además, están cargados de riesgos y requieren recursos y tiempo excesivos para resolverlos.
Por lo general, están “fuera de línea” y dependen de hojas de cálculo, macros y una gran participación de TI, estas variantes periféricas problemáticas tienden a no integrarse en herramientas de reconciliación más grandes por varias razones.
- Las herramientas no pueden manejar documentos no estructurados: las herramientas de reconciliación tradicionales rara vez pueden extraer datos semiestructurados o no estructurados, como los compilados en correos electrónicos y documentos PDF.
- No se admiten las conciliaciones “no estándar”: las conciliaciones como Security Master, las conciliaciones reglamentarias para el Reglamento de transacciones de financiación de valores (SFTR) o la conciliación de facturas a menudo se fuerzan en datos que no representan el tipo de conciliación (un ejemplo común que se encuentra es forzar un conciliación de facturas en una conciliación de caja).
- Los datos maliciosos no se pueden limpiar: La preparación o transformación ascendente de los datos que deben limpiarse para evitar interrupciones falsas generalmente no está disponible.
- Se requiere un desarrollo de TI adicional: configurar la conciliación dentro de una herramienta tradicional suele llevar mucho tiempo y trabajo, ya que los equipos de TI se liberan de las tareas de configurar las reglas de conciliación requeridas.
Los problemas están empezando a montar
Las complejidades inherentes al espacio de conciliación “fuera de línea” aumentan hasta el punto de que las instituciones financieras se ven cada vez más presionadas para asociarse con múltiples proveedores de conciliación.
Ineficiente, es un enfoque que también se vuelve costoso a medida que las empresas se atascan en varias tarifas de licencia para sistemas inadecuados. Además, se encuentran atrapados en plataformas que tardan demasiado en integrar nuevas conciliaciones o no pueden manejar su complejidad y volumen.
En este entorno complicado y costoso, las instituciones financieras deben rectificar manualmente las fallas de conciliación, lo que genera demoras, pérdidas y exposición al riesgo, o esperar hasta que los equipos de tecnología estén disponibles para desarrollar nuevos sistemas de conciliación complejos, un proceso que puede llevar meses, si no meses. . años.
En última instancia, se pierde el control, se rompe la auditabilidad y se disparan las dependencias de personas clave.
Automatizar bordes
Aunque consumen mucho tiempo, son caras y están cargadas de riesgos, dado que las conciliaciones “fuera de línea” existen en la periferia del proceso de conciliación más grande, se han llegado a aceptar como una carga inevitable: la propia nube de lluvia inamovible de la industria.
Sin embargo, en los últimos años, han surgido soluciones con características que se centran específicamente en los datos de esta categoría de conciliaciones más ignorada y problemática.
Los datos son el mayor desafío de la industria; cómo se puede agregar, validar, organizar y enriquecer a partir de múltiples fuentes, especialmente archivos PDF. Sin datos completos y legibles, no se puede realizar una conciliación de manera efectiva. De hecho, garantizar que estos datos estén disponibles para que progrese la conciliación suele ser más difícil que realizar la conciliación en sí.
Usando las últimas técnicas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y procesamiento de lenguaje natural (NLP), las plataformas modernas incorporan toneladas de datos estructurados, semiestructurados y no estructurados de múltiples fuentes, independientemente del tipo de documento. Estas plataformas centradas en datos convierten automáticamente las fuentes en datos agregados, validados y precisos desde el principio.
Poner fin al enigma de la remediación
“Automatizar” un proceso es deducir que se vuelve más rápido y fácil de administrar y que esto solo es razón suficiente para su implementación.
Si bien la velocidad y la simplicidad son dos beneficios importantes de la automatización, las conciliaciones, especialmente las de alto valor, son demasiado sensibles como para simplemente alimentar una máquina y esperar lo mejor.
Entre los desafíos más frustrantes de la industria está la necesidad de corregir las conciliaciones, ya que esto generalmente significa que algo en los datos estaba mal. Cuando las acciones correctivas comienzan a acumularse o tardan demasiado en resolverse, los costos financieros y de reputación generalmente aumentan. Incluso si el aprendizaje automático se implementa después del evento para corregir una conciliación, equivale a un retraso.
Un aspecto crucial de las plataformas de próxima generación es su capacidad para consultar, estandarizar y validar datos automáticamente.
Antes comienza el proceso de reconciliación. Como tal, todas las acciones correctivas se convierten en una verdadera excepción y proporcionan un indicador claro de un evento de riesgo potencial.
Domina el proceso
Aunque el proceso de reconciliación depende de datos que los equipos de operaciones conocen mejor que nadie en una empresa, la complejidad de los sistemas heredados significa que TI debe realizar gran parte del trabajo.
La integración de conciliaciones basadas en datos no estructurados en soluciones obsoletas puede llevar meses (o incluso años), desviando a los equipos de TI de otras tareas de mayor valor y alejando a los equipos de operaciones de un proceso que debería pertenecerles.
Con la nueva tecnología que permite a los equipos de operaciones preparar fácilmente conciliaciones fuera de línea y luego configurar las reglas necesarias para ejecutarlas, el proceso se acelera, se reduce el riesgo de error y los equipos de TI pueden concentrarse en el crecimiento y la innovación.
Las presiones regulatorias están aumentando.
Los incentivos comerciales para llevar la automatización al espacio de reconciliación fuera de línea son convincentes.
Además de reducir el proceso de meses a días u horas, se reduce el riesgo de error, se reduce la dependencia de personas clave y se libera tiempo para concentrarse en tareas más críticas.
Este cumplimiento mejorado también se convierte en un beneficio más apremiante dada la presión entrante que T+1 aplicará a los equipos de operaciones.
La transición de T+2 a T+1 reduce los tiempos de procesamiento a la mitad y ya está provocando un cambio generalizado entre los actores del mercado en infraestructura, tecnología y comportamiento. Será esencial para las instituciones financieras ejecutar conciliaciones más rápidas para mantener el cumplimiento, un objetivo que no se puede lograr cuando las conciliaciones fuera de línea residen en hojas de cálculo de Excel.
En un mundo T+1, ciertas tareas, acciones y procesos enfrentan una interrupción significativa. Poseer las herramientas necesarias para gestionar esta interrupción, una que cubra
todo áreas de negocio de una empresa – ayudará a desarrollar una estrategia más completa para hacer frente a todas las eventualidades de T+1.
La presión, sin embargo, viene más allá de los rigores anticipados de T+1. En una carta a los directores ejecutivos de bancos y sociedades de crédito hipotecario En sus hallazgos temáticos sobre la confiabilidad de los informes regulatorios, David Bailey, director ejecutivo de la Supervisión de Tomadores de Depósitos del Reino Unido en el Banco de Inglaterra, cubrió explícitamente las conciliaciones.
Además de compartir sus preocupaciones sobre la dependencia de las hojas de cálculo, dijo: “Las conciliaciones son una parte fundamental para generar rendimientos regulatorios confiables, y hemos observado disciplinas de conciliación insatisfactorias en varias empresas. Esperamos que las empresas tengan un proceso formal y completo que concilie los flujos regulatorios con los registros apropiados, incluido el libro mayor, para cada ciclo de presentación.
Concluyó diciendo: “Esperamos que los planes de remediación de las empresas sean estratégicos, cuenten con los recursos adecuados y aborden las causas fundamentales de los problemas.
Hacerse cargo del proceso de reconciliación
A medida que la tecnología avanza a un ritmo similar al de la evolución de la regulación, las instituciones financieras ya no necesitan encontrarse atrapadas en una red de proveedores, sistemas heredados y mano de obra.
Al llevar la automatización de próxima generación al borde del proceso de conciliación, las prácticas de trabajo se transforman, lo que permite a las instituciones financieras brindar una mejor experiencia al cliente y reducir el riesgo operativo.