Muchos directores financieros están demostrando un fuerte compromiso con el aumento de las inversiones en tecnología contable para preparar sus operaciones financieras para el futuro. Como se destaca en un estudio reciente de Gartner
informeEl 92% espera un aumento de estas inversiones. Para las medianas empresas, la automatización de la función financiera es esencial para impulsar un crecimiento escalable en su transformación digital.
La automatización ofrece una ventaja fundamental: ahorra tiempo para una mayor innovación. Dado que muchos directores financieros están comprometidos a aumentar sus inversiones en soluciones automatizadas, ¿cómo pueden los equipos financieros aprovechar estas herramientas para reemplazar procesos manuales obsoletos y lograr una mayor eficiencia e innovación?
¿Qué tareas se pueden automatizar?
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Manejo de cuentas por pagar y gastos.
El software de contabilidad con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede proporcionar grandes beneficios de automatización.
Cuando se trata de cuentas por pagar, este software puede escanear facturas automáticamente, extraer datos relevantes y luego almacenar los archivos digitalmente, lo que reduce significativamente el tiempo dedicado a la entrada manual de datos y elimina el papeleo por completo.
OCR también permite a los empleados utilizar aplicaciones de gastos móviles, donde pueden cargar fotografías de recibos y enviar automáticamente sus gastos desde cualquier lugar. Esto agiliza el proceso en toda la organización, beneficia a los empleados y permite que el departamento de finanzas procese las reclamaciones de forma más eficiente y rápida.
2. Integraciones de datos
Los sistemas de contabilidad en la nube utilizan API para integrarse automáticamente con una variedad de aplicaciones comerciales, como plataformas de inventario, pagos y facturación. Esta automatización transforma sus flujos de trabajo, reduce la necesidad de ingresar datos manualmente (y los errores resultantes) y permite un flujo consistente y preciso de información financiera. Es importante destacar que esto significa que las empresas pueden acceder a una plataforma de datos central que proporciona información en tiempo real sobre el desempeño financiero y la salud de su negocio.
Una de las áreas clave de la integración del sistema es la conexión a las fuentes bancarias. La conciliación bancaria automatizada permite a las empresas sincronizar transacciones con su sistema de contabilidad en tiempo real, mostrando una imagen precisa de la correlación entre el dinero en sus cuentas bancarias y sus registros financieros. Esto elimina la necesidad de importar transacciones manualmente, cargar y descargar extractos bancarios y conciliar datos.
Las empresas también pueden integrar software de nómina para garantizar que los salarios se distribuyan de forma rápida y precisa, se calculen los impuestos y se cumplan las regulaciones locales.
3. Informes
Informes de gestión
La presentación de informes oportunos y detallados es esencial para una gestión financiera eficaz. La automatización mejora los informes de gestión al aprovechar herramientas de análisis avanzadas y paneles personalizables. Los equipos de finanzas pueden generar informes específicos y filtrar datos según criterios específicos, como proyectos, departamentos o períodos de tiempo.
Este uso de la automatización agiliza el proceso de identificación de tendencias, reduce la necesidad de clasificación manual de datos y mejora significativamente la eficiencia general de la gestión financiera. Al tener acceso instantáneo a información financiera relevante, los tomadores de decisiones pueden responder más rápidamente a los cambios del mercado y a las métricas de desempeño interno.
Informes grupales consolidados
Para organizaciones que operan múltiples entidades o subsidiarias, la consolidación de períodos y de fin de año puede ser una tarea compleja. El software de informes de consolidación automatizados simplifica el proceso de fin de mes al consolidar datos de varias fuentes en un formato unificado. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para producir cuentas grupales precisas y minimiza el riesgo de errores asociados con la consolidación manual.
La automatización de las entidades del grupo garantiza que las transacciones entre compañías se eliminen correctamente y que todos los saldos en moneda extranjera se conviertan durante la consolidación. Esto significa que los equipos financieros pueden centrarse en analizar datos consolidados para informar decisiones comerciales más amplias.
Mejora de la toma de decisiones a través de conocimientos automatizados
La automatización se está convirtiendo cada vez más en el diferenciador clave para las organizaciones que aceleran rápidamente su trayectoria de crecimiento. Al optimizar los procesos, mejorar la precisión y proporcionar información en tiempo real, la automatización permite a los equipos financieros pasar de las tareas rutinarias a la innovación y la toma de decisiones estratégicas. Permite a las empresas, especialmente a las medianas empresas, escalar de manera eficiente sin extender demasiado sus recursos.
Para los líderes financieros, la automatización abre nuevas oportunidades de crecimiento, retención de talento y éxito a largo plazo. El futuro de las finanzas marca un alejamiento de los procesos manuales, combinando tecnología avanzada y experiencia humana para ofrecer conocimientos más profundos basados en datos y una toma de decisiones más estratégica.