El cumplimiento no necesita ser llamativo para ser crítico. En el clima regulatorio actual, el archivo de comunicaciones ha aumentado de la necesidad de operaciones a la necesidad estratégica.
Los reguladores como el seco y el finra no toleran brechas, y las excusas no se mantienen. Si su estrategia de archivo es obsoleta o incoherente, no solo está expuesto … Invita un examen meticuloso, multas y daños en la reputación.
Los costos ocultos de incumplimiento
Los reguladores como la SEC y FINRA requieren que las compañías financieras mantengan y producen archivos bajo estrictos reglas de retención, como la regla Dry 17A-4, que requiere un almacenamiento no relacionado y no erasable (cumplimiento de los gusanos). El incumplimiento de estos estándares puede conducir a sanciones financieras.
Las multas regulatorias pueden ser extremadamente dañinas, a veces alcanzando millones de dólares, pero este es solo el comienzo. El daño adicional ocurre cuando la credibilidad de su negocio recibe un golpe. La confianza está en finanzas, y un paso de cumplimiento falso puede garantizar que los clientes y los inversores se pregunten si vale la pena el riesgo.
Un sistema de archivo de menor calidad también puede conducir al caos operativo. Cuando los reguladores llaman a su puerta pidiendo archivos, no desea que su equipo se apresure a reunirlos para sistemas obsoletos, correos electrónicos enterrados y archivos a medias. Significa tiempo perdido, recursos desperdiciados y mucho pánico innecesario. Peor aún, si no puede entregar las grabaciones correctas con bastante rapidez, está considerando un examen más profundo, encuestas y problemas legales.
El incumplimiento no solo es costoso; Es disruptivo, estresante y completamente evitable.
Archivar errores que desencadenan multas y encuestas
Hablemos sobre las razones por las cuales las empresas están en problemas:
- La trampa “Establecerlo y olvídalo” – No es porque tengas un sistema de archivo que él haga su trabajo. Los reguladores quieren registros accesibles en tiempo real, no un cementerio digital de archivos obsoletos e insondables.
- Cumplimiento de Pathworks – El uso de varias herramientas desconectadas puede parecer una solución, hasta que se dé cuenta de que ha creado ángulos de cumplimiento muertos. Si no puede encontrar ningún archivo cuando los reguladores los soliciten, este es un problema.
- La excusa “La repararemos más tarde” – La procrastinación es un momento de cumplimiento. A los reguladores no les importan sus prioridades internas. Ahora quieren grabaciones compatibles y accesibles, no después de su próximo proyecto importante.
Archivo de préstamos para el cumplimiento: características clave del éxito regulatorio
No todas las soluciones de archivo son iguales. Para mantenerse por delante de los requisitos reglamentarios y las auditorías de cumplimiento, su sistema debe tener las siguientes características esenciales:
✅ Conformidad automatizada y de tiempo real
Por que importa: Los reguladores como Dry y FINRA requieren que las empresas capturen y retengan las comunicaciones, incluidos correos electrónicos, mensajes de chat y redes sociales, en un formato sin cambios. El archivo manual aumenta los riesgos al dejar brechas e inconsistencias.
Lo que necesitas: Un sistema que captura, el tiempo de tiempo y almacena automáticamente todas las comunicaciones en un formato de cumplimiento ex resistente, garantizando a los reguladores lo que necesitan.
✅ Almacenamiento evolutivo y seguro
Por que importa: El cumplimiento es un compromiso a largo plazo. Las empresas deben mantener archivos durante años (por ejemplo, la regla Dry 17A-4 requiere seis años, las dos primeras en un formato de fácil acceso). El crecimiento de los datos y la evolución de las regulaciones requieren una solución a la prueba del tiempo.
Lo que necesitas: Almacenamiento cifrado basado en la nube que está evolucionando con el crecimiento de su negocio al tiempo que mantiene la seguridad de la calidad regulatoria, incluida la autenticación multifactor, los controles de acceso y la redundancia integrada para evitar la pérdida de datos.
✅ Búsqueda y recuperación instantánea para solicitudes regulatorias
Por que importa: Cuando los reguladores requieren grabaciones, las respuestas retrasadas aumentan las banderas rojas. Loco a través de sistemas obsoletos o archivos fragmentados, arriesga el incumplimiento y las sanciones.
Lo que necesitas: Un motor de búsqueda rápido y alimentado por AI permite a los equipos de cumplimiento recuperar registros en segundos, por palabra clave, fecha, remitente o tipo de mensaje, al influir en la lectura completa de la auditoría.
✅ Cobertura de datos completa en todos los canales
Por que importa: Los reguladores reprimen las comunicaciones “fuera del canal”. Las empresas fueron sentenciadas a una multa de millones para no capturar textos, mensajes de WhatsApp y conversaciones en las redes sociales utilizadas para las empresas.
Lo que necesitas: Una solución que captura y archivos de manera transparente todos los canales de comunicación aprobados (correo electrónico, gato, móvil, social y herramientas de colaboración) en un solo estándar consultable.
✅ Vigilancia integrada e informe de cumplimiento integrado
Por que importa: El cumplimiento proactivo es la clave para evitar multas. Los reguladores esperan que las empresas no solo almacenen datos, sino que también monitoreen las comunicaciones para las banderas rojas (por ejemplo, el comercio de información privilegiada, los mensajes no autorizados).
Lo que necesitas: Alertas de cumplimiento automatizadas, vigilancia de palabras clave y periódicos de auditoría que ayudan a los equipos de cumplimiento a identificar los riesgos temprano y demostrar una diligencia razonable a los reguladores.
Cumplimiento proactivo de las comunicaciones: cómo el archivo inteligente reduce los riesgos
El cumplimiento no es opcional, pero tampoco es una carga. Una solución de archivo inteligente y transparente no solo protege su negocio, sino que le da tranquilidad. No más atascos de último minuto. Más preocupación por faltar grabaciones. No más preocupación, no puede capturar el último canal digital. Solo un enfoque racionalizado y sin estrés para el cumplimiento que realmente funciona para usted.
- El no complejo no solo es costoso, es perjudicial y dañino.
- Los errores de archivo actuales (como sistemas obsoletos y brechas) hacen que las empresas sean vulnerables.
- Un sistema de archivo sólido y automatizado elimina los riesgos y lo mantiene en todo momento listo para la auditoría.
La buena noticia es que no tienes que atacar solo el cumplimiento. Con la solución correcta, Archiving se convierte en un activo, sin responsabilidad.
