El gasto B2B es una parte integral de las operaciones comerciales diarias y una parte vital de las carteras de los equipos de contabilidad. Estos equipos deben garantizar que el gasto de la empresa se mantenga dentro del presupuesto y se alinee con las proyecciones; de lo contrario, los costos pueden salirse de control rápidamente. Desafortunadamente, muchos todavía dependen de la entrada manual de datos y de recibos en papel para realizar un seguimiento de sus gastos. Esto aumenta tanto la carga de trabajo como la probabilidad de errores.
Aprovechar los datos de gastos en tiempo real puede mejorar significativamente la gestión de gastos B2B. La información basada en datos proporciona a las empresas una lente para analizar y comprender sus hábitos de gasto en tiempo real. Las herramientas de visibilidad de datos, como el software de gestión de gastos que incorpora análisis, pueden ayudar a las empresas a mejorar la transparencia y el control del gasto, permitiéndoles mantenerse dentro del presupuesto y mantenerse financieramente estables.
Los datos de gasto en tiempo real mejoran la toma de decisiones
El conocimiento de los datos es esencial para la gestión del gasto B2B porque proporciona al personal contable una visión holística de los patrones de gasto. Con esta información, los equipos pueden tomar mejores decisiones de gasto y controlar los costos.
El análisis de datos permite una gestión eficaz de los gastos.
Las herramientas de análisis e informes brindan a los equipos contables información en tiempo real en modelos de gasto B2B, organizando costos por empleado, proyecto, categoría y más. Esto permite a los contadores identificar tendencias problemáticas y tomar decisiones correctivas más informadas. Por ejemplo, estas herramientas pueden indicar si un empleado excede constantemente su límite de gasto, lo que permite a los gerentes abordar este problema directamente en lugar de emitir recordatorios para toda la empresa.
El análisis de datos también permite a los equipos de contabilidad automatizar gran parte de esta toma de decisiones de gestión del gasto. Por ejemplo, estas herramientas pueden establecer límites de gasto por departamento y rechazar automáticamente cualquier transacción que exceda esos límites, evitando así el gasto excesivo. También pueden sugerir mejoras a los procesos contables, mejorando así la eficiencia y la salud financiera general.
Emburse presentó recientemente una herramienta de gastos de viajes en línea.
Los gastos de viaje son un dolor de cabeza perpetuo para los equipos de contabilidad, ya que las decisiones de gasto de los empleados a veces eluden o van en contra de las directrices de la empresa. La nueva herramienta de Emburse tiene como objetivo agilizar el proceso de gasto y garantizar la integridad y el cumplimiento de los datos, proporcionando información más precisa sobre el gasto en viajes. La compañía también está mejorando su herramienta de gestión de gastos existente con mayor automatización e inteligencia artificial (IA), reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de próxima generación y creación automatizada de partidas de gastos. Estas capacidades proporcionarán a las empresas conocimientos de datos aún mejores para gestionar el gasto B2B.
Los procesos de pago heredados obstaculizan la precisión de los datos
Los datos precisos son esenciales para una gestión eficaz del gasto B2B, pero los procesos de pago existentes pueden obstaculizar esta recopilación de datos. Los controles en papel y la entrada manual de datos aumentan el riesgo de error humano, lo que hace que los datos sean menos confiables.
Muchas empresas todavía dependen de procesos manuales para la gestión de gastos.
Según un informe reciente, procesos de gastos manuales siguen prevaleciendo en mercados como el Reino Unido y Alemania, donde el 50% de las empresas todavía dependen de sistemas de lápiz y papel. Además, casi la mitad de los empleados deben gestionar sus propios gastos. De hecho, cinco de los seis países estudiados informaron de un aumento en el número de trabajadores que gestionan los gastos. A medida que aumenta el número de empleados que gestionan los gastos, también aumenta el riesgo de errores en la entrada de datos.
Otros problemas con los procesos manuales incluyen la pérdida de tiempo. conciliación de gastos y software ineficiente que no detecta errores en la entrada de datos. Además, el 41% de las medianas empresas reportan resistencia a los cambios de procesos, lo que complica aún más los esfuerzos para abordar estos desafíos. A menudo, esto se debe a que los empleados son reacios a admitir sus errores, lo que los hace reacios a adoptar mejoras a gran escala en la gestión de gastos.
La gestión manual de gastos es una barrera para las empresas constructoras.
Un estudio reciente de empresas constructoras destacó el impacto negativo de los procesos manuales. Aproximadamente la mitad de las empresas encuestadas dijeron que dedicaban demasiado tiempo a la conciliación y el 56% experimentó gastos innecesarios. Entre aquellos que experimentaron gastos innecesarios, el 36% estimó que el gasto excesivo les costó hasta $1,000 por trimestre, mientras que el 6% estimó que les costó más de $5,000 por trimestre.
Algunas empresas constructoras informaron que utilizan múltiples métodos de gestión de gastos simultáneamente, incluido software de contabilidad (48%), software de gestión de gastos (33%), hojas de cálculo (36%), correo electrónico (33%) y más. Sorprendentemente, el 13% admitió que no cuenta con ningún proceso formal para gestionar sus gastos.
Las empresas priorizan las inversiones en visibilidad de datos
Las empresas invierten cada vez más en herramientas de visibilidad de datos para controlar sus gastos. Estas herramientas agilizan los procedimientos de gasto y apoyan una mejor gestión financiera.
Las herramientas de visibilidad de datos mejoran la eficiencia operativa de las empresas.
Una encuesta reciente encontró que el 43% de las pequeñas empresas y el 35% de las grandes empresas mejorar la visibilidad de sus procesos de gestión de gastos. Estas inversiones tienen como objetivo lograr un mejor control interno del gasto, mejorar la eficiencia y minimizar los riesgos. Con este fin, las empresas están aprovechando varias herramientas para mejorar la visibilidad, incluidas tarjetas corporativas y software de gestión de gastos.
Hasta ahora, estas inversiones están resultando efectivas. La misma encuesta revela que el 51% de los encuestados califica como muy buena la eficacia de la gestión de gastos de su organización. Las empresas también están adoptando soluciones basadas en la nube y herramientas automatizadas para optimizar aún más la gestión de sus gastos B2B.
43%
Las pequeñas empresas aumentan la visibilidad de sus gestión de gastos proceso.
Galileo añadió recientemente Mastercard Smart Data a su solución de informes de gastos.
Galileo ha integrado la solución de gestión de gastos basada en web de Mastercard, Smart Data, lo que permite a sus socios FinTech ofrecer informes y análisis de gastos mejorados a sus clientes comerciales. El sistema incorpora automáticamente información de compras detallada en sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión de gastos. Esto mejora la visibilidad y la asignación del gasto al tiempo que simplifica los procesos de gestión del gasto. También mejora la capacidad de controlar el gasto y generar informes, facilitando una visibilidad más efectiva de los datos de gasto.
Invierta en herramientas avanzadas de visibilidad de datos para optimizar la gestión del gasto B2B
Las herramientas de gestión de datos brindan una visibilidad sin precedentes del gasto B2B y los patrones de gasto, lo que permite a las empresas identificar áreas de gasto excesivo, negociar mejores acuerdos con proveedores y optimizar las compras. Estas soluciones pueden revelar ideas y tendencias ocultas que los analistas humanos pueden pasar por alto, lo que permite una toma de decisiones y una planificación estratégica más informadas.
Invertir en estas soluciones también puede generar ahorros significativos y mejorar el desempeño financiero. Estas herramientas pueden automatizar muchos aspectos de la gestión de gastos, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para la entrada y conciliación manual de datos. Además, pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de las políticas de gasto de la empresa, prevenir el fraude y minimizar los errores en los informes. Al simplificar los procesos de gasto, las empresas pueden centrar sus recursos en actividades de mayor valor agregado, mejorando la eficiencia operativa general.
Por último, los datos y conocimientos sobre gastos en tiempo real permiten a las empresas ser más ágiles y receptivas a las condiciones del mercado. La información actualizada sobre las tendencias de gasto y el desempeño de los proveedores puede brindar a las empresas una ventaja competitiva significativa en el entorno de mercado actual. Estas herramientas ayudan a las empresas a identificar oportunidades de reducción de costos y negociar mejores condiciones con los proveedores. Al integrar los datos de gastos con otros sistemas de inteligencia empresarial, las empresas pueden obtener una visión holística de su salud financiera y tomar decisiones más estratégicas sobre futuras inversiones y estrategias de crecimiento.